La figura del administrador de fincas es básica en la gestión de fincas urbanas y rústicas. La Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rurales regulan sus funciones. Aunque se ha escrito mucho sobre este rol de peso que tienen la mayoría de comunidades de propietarios, queremos desde nuestro despacho detallar minuciosamente las obligaciones y funciones del administrador de fincas en Oviedo y en Asturias, ya que muchos de nuestros clientes nos lo preguntan ante el desconocimiento más o menos general que existen en nuestra sociedad.
Vamos a ver cómo se designa y contrata, y, por supuesto, las ventajas que supone para la administración de una comunidad el contar con un perfil profesional competente en la materia.
Abogados Comunidades ejercemos como administradores de fincas en Oviedo y en Asturias, y estamos a vuestra disposición para cualquier tipo de asesoramiento en relación a la vinculación entre administrador de fincas y propietarios de la misma.
¿Qué es el administrador de fincas?
El administrador de fincas es una figura clave en la gestión de fincas urbanas y rústicas, encargado de realizar una serie de tareas fundamentales para el correcto funcionamiento de las comunidades de propietarios. Su labor está regulada por la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rurales, y abarca múltiples responsabilidades y obligaciones. A continuación, se detallarán cada una de ellas.
Definición y responsabilidades del administrador de fincas
En términos generales, el administrador de fincas es un profesional encargado de llevar a cabo la gestión integral de una finca. Entre sus principales responsabilidades se encuentran la supervisión y control de los elementos comunes, la administración de los bienes inmuebles y rústicos de terceros, la gestión de proveedores y la contabilidad de la finca.
Además, también actúa como secretario de la comunidad de vecinos.
Cómo contratar un administrador de fincas profesional
Para contratar un administrador de fincas es importante tener en cuenta que no es obligatorio pero se recomienda contar con un profesional competente, que tenga formación específica en temas normativos, contables y fiscales.
La Junta de Propietarios es la encargada de designar al administrador y se recomienda elegir a un profesional colegiado y con experiencia en comunidades similares a la tuya.
Obligaciones legales del administrador de fincas
Respecto a las funciones del administrador de fincas, ahora ahondaremos en el tema, pero saber que la figura del administrador está sujeta a una serie de obligaciones legales establecidas por la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rurales. Algunas de ellas son la preparación del plan de gastos, la atención a la conservación del inmueble, la ejecución de los acuerdos adoptados en materia de obras, y la custodia de la documentación de la comunidad. También puede exigir judicialmente las deudas que los propietarios tengan con la comunidad y cerrar el acta de las reuniones con su firma.
Funciones del administrador de fincas en Oviedo y Asturias
El administrador de fincas tiene diversas funciones que están reguladas por ley. Vamos a detallar cuáles son las principales funciones del administrador de fincas:
Funciones básicas según la Ley de Propiedad Horizontal
La Ley de Propiedad Horizontal establece 5 funciones básicas del administrador de fincas:
- Velar por el buen régimen de la casa.
- Preparar el plan de gastos.
- Atender a la conservación del inmueble y ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras.
- Actuar como secretario de la junta y custodiar la documentación de la comunidad.
- Representar judicialmente a la comunidad en caso de impago de cuotas.
Gestión de los elementos comunes de las comunidades de propietarios
Dentro de las funciones del administrador de fincas está la de gestionar los elementos comunes de la comunidad de propietarios, como escaleras, porterías, tejados, etc. Debe supervisar su mantenimiento, conservación y limpieza, y gestionar su uso y disfrute por parte de los propietarios y los residentes.
Administración de bienes inmuebles y rústicos de terceros
Además de la gestión de los elementos comunes, el administrador puede encargarse de la administración de bienes inmuebles y rústicos de terceros, tales como alquileres, compraventas, herencias, etc. Con ello se asegura una gestión óptima y una mayor rentabilidad para el propietario.
Control y supervisión de proveedores
Una de las tareas más importantes y que más ojos de los propietarios recaen sobre él o ella, es la de ser responsable del control y supervisión de los proveedores contratados para la realización de trabajos en las propiedades administradas, y velar por que se lleven a cabo en tiempo y forma, y con los costes previstos y acordados.
Seguro que todos/as nosotros/as hemos oído en alguna ocasión que algún amigo/a, conocido/a o familiar en Oviedo o en otro punto de Asturias ha tenido o tiene problemas serios por derramas o contratos con proveedores no del todo transparentes en su comunidad de vecinos. Aquí es donde la figura del administrador de fincas ha de erigirse como honesta, meticulosa y cristalina. No siempre ocurre por desgracia.
Contabilidad de la finca
Otra de las funciones del administrador de fincas es llevar la contabilidad de la finca, gestionando los ingresos y gastos, el pago de impuestos y la elaboración de informes financieros. Además, deberá someter la contabilidad de la finca a auditorías anuales para cumplir con la Ley de Propiedad Horizontal.
Muy ligada esta función con la anterior de control y supervisión de los contratos con los proveedores.
Actuación como secretario de la comunidad de vecinos
El administrador de fincas actúa como secretario de la comunidad de vecinos, lo que implica redactar las actas de las reuniones y custodiar los libros de actas, las convocatorias, las comunicaciones, los poderes y otros documentos relevantes durante cinco años. También debe notificar a los propietarios de las juntas con suficiente antelación para cumplir con la Ley de Propiedad Horizontal.
Más funciones del administrador de fincas
Antes de hablar de ellas, la designación del administrador de fincas se ha de proponer y establecer en Junta de Propietarios.
Para que una comunidad de propietarios cuente con un administrador de fincas tiene que ser nombrado por la Junta de Propietarios. La elección del administrador tiene que contar con mayoría simple durante la reunión de la Junta, y si no se consigue, se tendrá que convocar una nueva reunión. Es importante que se nombra a alguien competente y profesional.
La Ley de Propiedad Horizontal establece que el nombramiento del administrador de fincas de la comunidad tendrá que ser por un periodo máximo de un año. Sin embargo, los Estatutos de la comunidad de propietarios pueden establecer un plazo distinto, siempre que no supere los tres años. En caso de no ser ratificado el nombramiento en la Junta, el administrador podría seguir ejerciendo sus funciones hasta que se realice la elección del nuevo administrador.
Capacitación y requisitos para ejercer como administrador de fincas
No es obligatorio que el administrador de fincas sea propietario en la comunidad para poder ejercer sus funciones, lo importante es que cuente con la capacitación y formación necesarias para el cargo y las labores que conlleva. Según la Ley de Propiedad Horizontal, las comunidades de propietarios pueden nombrar a cualquier persona que esté capacitada legalmente para ejercer esta función, ya sea un particular o una empresa. Sin embargo, es importante que el elegido cuente con conocimientos específicos en temas contables, fiscales y normativos para garantizar una buena gestión.
Funciones adicionales del administrador de fincas
Además de las funciones básicas establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, el administrador de fincas puede llevar a cabo otras tareas, como por ejemplo: exigir judicialmente las deudas que los propietarios puedan tener con la comunidad; recibir las manifestaciones de discrepancia en las que un propietario no esté de acuerdo con los acuerdos adoptados por la comunidad y no quiera hacer frente a su coste; cerrar el acta de las reuniones con su firma, y custodiar los libros de actas, convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y otros documentos relevantes durante un plazo de cinco años.
Responsabilidad civil y seguros del administrador de fincas
Dentro de las obligaciones y funciones del administrador de fincas está la de contar con un seguro de responsabilidad civil profesional para cubrir los posibles daños y perjuicios que puedan sufrir la comunidad de propietarios o los propietarios a causa de su gestión.
Es importante que el seguro del administrador cubra todos los aspectos legales y funciones que desempeña en la comunidad de propietarios.
Ventajas de contar con un administrador de fincas
Es difícil (aunque existe en la gestión de algunas fincas en nuestro país) imaginar comunidades de propietarios sin administrador de fincas. Y es difícil porque un adecuado desempeño de sus funciones, otorga un sinfín de ventajas, beneficios y, en definitiva, tranquilidad en la gestión de todos los aspectos relacionados con la vida diaria en la comunidad.
Vamos a entrar más en detalle sobre estas ventajas cuando las funciones del administrador de fincas se ejecutan eficazmente:
Ahorro económico y profesionalidad
Un administrador de fincas con formación especializada en temas normativos, contables y fiscales puede ofrecer una gestión más eficiente y ahorro económico en la comunidad. Nos va a garantizar una gestión más adecuada que un vecino puede ofrecer.
Seguridad jurídica y habilidades para el arbitraje y mediación
Un administrador de fincas competente con conocimientos sobre la legislación y regulaciones en el ámbito de la propiedad horizontal, puede proporcionar asesoramiento experto y una gestión segura. Asimismo, puede mediar y arbitrar con habilidad en casos de conflictos entre los propietarios, proporcionando una solución más rápida y eficaz.
Mejora en la gestión de la comunidad de vecinos
El administrador de fincas ejerce como secretario de la comunidad de propietarios, lleva la documentación y firma los acuerdos, lo que facilita la gestión diaria. También se encarga de gestionar los elementos comunes de la comunidad, supervisar a los proveedores, administrar la contabilidad de la finca, entre otras tareas, lo que libera de esta responsabilidad a los propietarios.
La Ley de Propiedad Horizontal y su relación con el administrador de fincas
Ya la hemos mencionado al principio del artículo. La Ley de Propiedad Horizontal es la norma que regula la organización y funcionamiento de las comunidades de propietarios de edificios en España. Esta ley establece las normas básicas que rigen el uso y disfrute de los elementos comunes de la finca, así como las obligaciones y responsabilidades de los propietarios y del administrador de fincas.
La normativa establece que el administrador de fincas es un cargo elegido por la junta de propietarios para la gestión y administración de la finca. Sus funciones están reguladas por esta ley y es responsable de asegurar el buen funcionamiento de la comunidad de propietarios, tanto en su vertiente administrativa como financiera.
Pero, ¿Cuáles son las funciones del administrador de fincas según la LPH? Principalmente, la Ley de Propiedad Horizontal establece 5 funciones básicas del administrador de fincas:
- Velar por el buen régimen de la casa
- Preparar el plan de gastos
- Atender a la conservación del inmueble y ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras
- Actuar como secretario de la junta
- Custodiar la documentación de la comunidad
También se le reconoce al administrador la facultad de representar a la comunidad ante cualquier tipo de situación económica y legal que pudiera surgir en su relación con terceros, y exigir judicialmente las deudas que los propietarios tengan con la comunidad.
Responsabilidades y obligaciones del administrador de fincas en Oviedo según la ley
La Ley de Propiedad Horizontal establece que el administrador de fincas es responsable de llevar a cabo la gestión de los elementos comunes y de representar a la comunidad en cualquier tipo de situación que pudiera surgir. También debe llevar un control detallado de los ingresos y gastos de la comunidad de propietarios, que, según la ley, deberá ser presentado en la Junta General Ordinaria de Propietarios.
En otro orden de cosas, la normativa vigente dicta la aplicación de sanciones en caso de que el administrador no cumpla con sus obligaciones, incluyendo multas y la revocación del nombramiento en caso de no cumplir con los requisitos establecidos.
La gestión económica de las comunidades de propietarios
La gestión económica de las comunidades de propietarios es una de las tareas más importantes del administrador de fincas. Es esencial tener en cuenta el equilibrio entre los gastos y los ingresos, para poder hacer frente a todos los pagos necesarios y evitar sorpresas desagradables.
Plan de gastos previsibles
El plan de gastos previsibles es un documento fundamental en la gestión económica de las comunidades. Este plan incluye todos los gastos que la comunidad deberá afrontar durante el año, como pueden ser los gastos financieros, los gastos de mantenimiento y conservación del inmueble, la limpieza, la seguridad, los seguros, entre otros. Debe contar con un presupuesto equilibrado y realista, teniendo en cuenta los ingresos, posibles imprevistos y contingencias.
El administrador de fincas es el encargado de elaborar y presentar este documento a la junta de vecinos para su aprobación.
Ejecución de los acuerdos adoptados en materia de obras
El administrador de fincas es el encargado de llevar a cabo los acuerdos adoptados por la junta de vecinos en materia de obras o reparaciones. Su función es supervisar que se realicen correctamente, asegurarse de que se cumplan los plazos y garantizar que se ajusten al presupuesto aprobado.
El administrador de fincas es también el encargado de realizar los pagos a los proveedores que realizan dichas obras o reparaciones.
Propuesta de los medios necesarios para el buen funcionamiento de la comunidad de vecinos
El administrador de fincas debe asegurar que la comunidad de propietarios disponga de los recursos necesarios para el buen funcionamiento del inmueble y la satisfacción de sus necesidades. Es su responsabilidad proponer la contratación de servicios para el correcto funcionamiento de la finca, como pueden ser servicios de limpieza, de seguridad o de mantenimiento.
En otro orden de cosas, una importante función del administrador de fincas es estar pendiente de las necesidades específicas que puedan tener los vecinos y buscar soluciones adecuadas para su satisfacción.
Consejos para la elección de un administrador de fincas en Oviedo y Asturias
Elegir un buen administrador de fincas es fundamental para una gestión óptima de la comunidad de propietarios. Queremos en Abogados Comunidades presentaros una serie de consejos para seleccionar al administrador de fincas adecuado:
Colegio de administradores de fincas
Es recomendable elegir un administrador de fincas que pertenezca a un colegio profesional, ya que esto garantiza mayor profesionalidad y formación en el área. Los colegios de administradores de fincas tienen un código ético y deontológico que deben cumplir sus miembros, además de ofrecer servicios adicionales como formación continua y asesoramiento.
Experiencia y formación del administrador de fincas
Otro aspecto a considerar es la experiencia del administrador de fincas en comunidades similares a la nuestra. Es recomendable que cuente con un mínimo de 3 años de experiencia en el sector. Además, es importante que tenga una formación específica en temas normativos, contables y fiscales, que le permita desempeñar su labor de manera eficiente.
También es recomendable elegir un administrador de fincas que tenga capacidad de comunicación y habilidades para el trato con la comunidad de propietarios (no todos los perfiles de administrador en activo cuentan con esta condición).
Importancia de contar con un administrador de fincas profesional y competente
Ni que decir tiene que es vital contar con un administrador de fincas profesional y competente, que garantice una gestión eficiente de la comunidad de propietarios, lo que se traduce en un ahorro económico, una mayor seguridad jurídica y una mejora en la convivencia entre propietarios.
Debemos saber que el administrador de fincas será quien se encargue de la gestión de los elementos comunes, de la administración de bienes inmuebles y rústicos de terceros, así como del control y supervisión de proveedores, lo que conlleva una importante responsabilidad. Por tanto, es fundamental elegir un administrador de fincas que cuente con una trayectoria demostrada y con un buen nivel de formación.
Conclusiones
Las funciones del administrador de fincas en Oviedo y en Asturias no dejan de ser diferentes a las del resto de colegas profesionales en otros puntos de España. Como veis, juegan un rol cualificado y de gran relevancia en la gestión de una finca, y siempre recomendamos que haya un perfil de estas características en cada comunidad de propietarios, estén compuestas por los vecinos que sean.
Abogados Comunidades, como especialistas en Oviedo y en Asturias en Propiedad Horizontal y comunidades de propietarios, ejercemos de administradores en decenas de finas en toda la comunidad. Cualquier duda o asesoramiento en esta materia jurídica, estamos a vuestra disposición.
📞 984 110 173
