Un acta de reunión de vecinos es un documento crucial para garantizar la validez de los acuerdos alcanzados en una comunidad de propietarios. De acuerdo con la Ley de Propiedad Horizontal, debe incluir información vital y fehaciente como es el lugar, fecha y tipo de convocatoria de la reunión. Y, como no, dejar plasmados de manera clara los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
En Abogados Comunidades tratamos decenas de casos de impugnación de acuerdos comunitarios en Oviedo y en toda Asturias, expuestos en las actas de reunión de vecinos. Ya sea porque faltan las firmas del presidente y el secretario, por desacuerdos palmarios entre los propietarios presentes, ausentes y representados, o alguna negligencia de forma.
Vamos a ver más en profundidad el asunto de las actas en reuniones de vecinos para despejar todas las dudas que podáis tener.
¿Qué es un acta de reunión de vecinos?
Aunque con las líneas introductorias de este artículo ya creemos que queda meridianamente claro, reiteramos que el acta de reunión de vecinos es un documento primordial en el ámbito de las comunidades de propietarios donde se registra de manera detallada todo lo sucedido durante una reunión, incluyendo los acuerdos y decisiones tomadas por los propietarios.
Recoge de forma ordenada y precisa los temas tratados, las intervenciones de los propietarios, así como los acuerdos alcanzados mediante votación. Cumple una función esencial, como decimos, ya que refleja la voluntad colectiva de la comunidad y respalda la validez de los acuerdos adoptados.
Además, el acta de reunión de vecinos actúa como un documento legalmente vinculante y puede ser utilizado como prueba en caso de conflictos internos o situaciones en las que sea requerida una comprobación oficial de los acuerdos alcanzados. De esta forma, brinda seguridad jurídica y transparencia en la gestión comunitaria.
Asimismo, el acta de reunión de vecinos es un registro histórico de las decisiones tomadas a lo largo del tiempo, lo que facilita el seguimiento de las tareas y proyectos acordados, así como el control de su cumplimiento.
Pasos clave para redactar un acta de reunión de vecinos
La redacción adecuada del acta de reunión de vecinos es imprescindible para que los acuerdos alcanzados tengan plena validez. Debe incluir una serie de puntos informativos esenciales en toda acta comunitaria:
Lugar, fecha y convocatoria de la reunión
En el acta reunión de vecinos se debe especificar claramente el lugar y la fecha en la que se llevó a cabo la reunión de propietarios. También es necesario indicar si se trata de la primera o segunda convocatoria, así como quién convocó la reunión y si es ordinaria o extraordinaria.
Notificar estos datos correctamente nos servirá para para identificar de manera precisa el evento en cuestión.
Asistencia de propietarios: presentes, ausentes y representados
Como si de una clase colegial se tratase, se debe contabilizar y mencionar en el acta reunión de vecinos los propietarios que estuvieron presentes en la convocatoria, así como aquellos que estuvieron ausentes pero que han sido representados por otra persona. Esta información es relevante porque demuestra la participación y representatividad de los asistentes en la toma de decisiones.
Orden del día: puntos a tratar en la reunión
El acta debe incluir el orden del día de la reunión, el cual debe haber sido mencionado previamente en la convocatoria. Es necesario detallar cada uno de los puntos a tratar durante la reunión, de manera que se pueda seguir un orden lógico en el desarrollo de los temas y facilitar su posterior seguimiento.
Acuerdos adoptados: redacción clara y resultado de las votaciones
Cada junta de vecinos implica tomar una serie de decisiones que, como no podía ser de otra manera, se deben incluir de manera clara, correcta y concisa en el acta de la reunión. Estos acuerdos adoptados se deben reflejar desgranados en los diferentes puntos tratados que los conforman, así como las propias decisiones tomadas y las votaciones realizadas (incluyendo el resultado de las mismas, lógicamente).
De esta manera se democratizan las decisiones capitales que se van tomando en el seno de una comunidad, a base de votaciones transparentes recogidas en el acta reunión de vecinos.
Firma del presidente y secretario: validez del acta
Para garantizar la validez del acta, esta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la comunidad de propietarios. La firma de ambos representantes otorga legalidad y legitimidad al documento, asegurando que los acuerdos reflejados en el acta son válidos y vinculantes para todos los propietarios.
Obligaciones y responsabilidades del secretario
El secretario desempeña un rol secundario, pero igualmente relevante en la redacción y custodia del acta de reunión de vecinos. Por ejemplo, se encarga:
Custodia de los libros de actas y documentos relevantes
El secretario tiene la responsabilidad de custodiar los libros de actas y todos los documentos relevantes de las reuniones de la comunidad de propietarios. Esto incluye conservar los registros de los acuerdos, las convocatorias, las notificaciones y cualquier otro documento relacionado con dichas reuniones.
Diligenciamiento del libro de actas por el Registrador de la Propiedad
Los acuerdos de la junta de propietarios deben ser reflejados en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. Es tarea del secretario presentar este libro ante el Registrador para su debida diligencia y registro. Esto garantiza la validez y legalidad de los acuerdos adoptados.
Conservación de los documentos durante cinco años
El secretario tiene la obligación de conservar los libros de actas y todos los documentos relevantes de las reuniones durante un periodo mínimo de cinco años. Esto asegura que los registros estén disponibles en caso de consultas, reclamaciones o cualquier situación que requiera acceder a la información de las reuniones pasadas.
¿Se puede impugnar el acta de reunión?
Efectivamente, es posible impugnar los acuerdos alcanzados en junta de propietarios y expuestos en un acta reunión de vecinos. Muchas veces se llegan a acuerdos que contravienen los estatutos de la finca o la propia ley, por lo que, si estamos dentro de los plazos, podremos impugnar yendo de la mano de un abogado especialista en impugnación de acuerdos comunitarios.
Conclusiones
Toda acta reunión de vecinos en Oviedo y en el resto de España se debe enviar a todos los propietarios una vez acabada la junta vecinal. Ya hemos comentado que es la figura del secretario la responsable de custodiar los libros de actas y los documentos relevantes, durante un periodo de 5 años, cumpliendo así con las obligaciones legales.
Abogados Comunidades ofrecemos el servicio a propietarios de acompañarles a juntas ordinarias o extraordinarias de vecinos para velar por sus derechos y para asegurarnos de que no llegan a acuerdos contrarios a la ley. Esta representación legal en juntas le otorga poderes a nuestro letrado especializado en Propiedad Horizontal para aconsejar al cliente, tratar de llegar a un acuerdo y para mediar con la comunidad, entre otras acciones.
