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5 consejos si buscas administrador comunidades de vecinos

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5 consejos si buscas administrador comunidades de vecinos

La mayoría de propietarios e inquilinos conocen bien (al menos a grandes rasgos) la figura del administrador de comunidades de vecinos. Todo el mundo la vincula a la gestión de los bienes inmuebles de una comunidad, de sus servicios, de sus presupuestos, y en definitiva, de todos los asuntos legales, administrativos y económicos que tengan que ver con la finca y los propietarios de sus viviendas, trasteros, garajes y locales.

Deben asegurar el correcto funcionamiento de todos esos aspectos, actuando honesta y diligentemente, y estando al servicio de las personas que viven en la comunidad. No siempre es así, y en Abogados Comunidades lo sabemos bien porque participamos en decenas de casos anuales relacionados con los administradores de fincas.

Algunos no están colegiados y existen conflictos permanentes por su gestión poco transparente y contraria a la normativa. Pero son los menos, debemos de decir, y en general, destacan por su buen hacer y por dotar de seguridad jurídica a las comunidades.

Seguro que a alguno/as os habrá tocado estar en medio de una discrepancia vecinal o problema individual, y haber acudido a este perfil gestor debido a su responsabilidad como mediador en este tipo de conflictos entre propietarios. Una de sus labores, como ya hemos dicho, es garantizar una convivencia pacífica y conciliadora, además de una gestión eficiente en todos los sentidos.

Vamos desde nuestra experiencia como abogados especialistas en Propiedad Horizontal y en la responsabilidad del administrador,  a daros algunos consejos e información relevante sobre el administrador de comunidades de vecinos, y cómo elegirlo correctamente 😉.

Definición y rol del administrador de la comunidad de vecinos

Un administrador de la comunidad de vecinos es una persona o entidad encargada de la gestión de los asuntos cotidianos y extraordinarios de una comunidad de propietarios. Según la Ley de Propiedad Horizontal, su función principal es asegurar el correcto funcionamiento de los servicios e instalaciones, además de gestionar los aspectos legales y económicos de la comunidad.

Para llevar a cabo sus responsabilidades, el administrador debe tener una formación específica en administración de fincas y, preferiblemente, estar colegiado. Esto garantiza que posee los conocimientos y habilidades necesarias para una gestión eficiente y profesional.

Importancia del administrador en la comunidad de vecinos

El rol y presencia de un administrador en una comunidad de vecinos nos va a ayudar en muy diversas circunstancias. Primero, permite a los propietarios delegar la gestión diaria, lo que reduce conflictos y desacuerdos internos. Segundo, un administrador de comunidades de vecinos cualificado tiene las herramientas necesarias para optimizar los recursos disponibles, logrando un ahorro económico para la comunidad (siempre que actúe de buena fe).

Ya hemos comentado que una de sus labores principales y más demandas es la de mediador en conflictos. Cuando se dan, un perfil diligente y comprometido asegura que todos los procedimientos se realicen conforme a la legislación vigente. Emplea su psicología y empatía para lograr acuerdos entre las partes, aunque no sea siempre posible y las disputas acaben en los tribunales.

administrador comunidad de vecinos

Funciones del administrador de fincas

Diversas dentro de ese rol que decimos que tiene de gestor principal de una finca. Podríamos decir que ha de asumir y acometer actividades diarias, anuales y específicas.

Dentro de las diarias:

Atender el mantenimiento del inmueble

Lógicamente, en la mayoría de casos, el administrador no está in situ en la comunidad todos los días. Gracias a la interacción y comunicación digital, con emails, mensajería móvil o con apps móviles específicas, los propietarios e inquilinos pueden estar en contacto rápido y directo el administrador de la comunidad de vecinos. Éste ha de garantizar el mantenimiento adecuado de la finca.

Entre sus funciones, incluye la supervisión de reparaciones pequeñas, la contratación de servicios de limpieza, jardinería y la revisión de las instalaciones comunes como ascensores, sistemas de calefacción y aire acondicionado.

Toda contratación de proveedores y servicios ha de ser gestionada por el administrador comunidades de vecinos. Su labor es asegurarse que se cumplen los parámetros establecidos en los contratos y que se mantenga la calidad esperada. En caso de emergencias, debe coordinar las soluciones de manera eficiente para minimizar los daños y trastornos.

Velar por una cordial convivencia vecinal

Mantener el orden y la convivencia en la comunidad es otro de los pilares de la actuación diaria del administrador comunidades de vecinos. Esto implica el seguimiento del cumplimiento de las normas de convivencia establecidas en los estatutos de la finca, así como la mediación en conflictos entre vecinos.

El administrador también se encarga de comunicar de manera efectiva cualquier norma o cambio en las regulaciones internas, asegurándose de que todos los propietarios estén informados y cumplan con sus obligaciones.

Gestión anual

En cuanto a actividades más flexibles en el tiempo, destacamos:

Preparar el plan de gastos previsibles

Anualmente, el administrador de la comunidad realiza una planificación detallada de los gastos que se prevén para el ejercicio siguiente. Este plan de gastos incluye tanto los gastos corrientes como las inversiones necesarias en mantenimiento y mejoras.

Para la elaboración de este plan, se realiza un análisis exhaustivo de los ingresos y gastos del año anterior, así como las necesidades puntuales de la comunidad. El objetivo es presentar un presupuesto equilibrado que permita una adecuada gestión económica.

Ejecutar los acuerdos adoptados en la Junta de Propietarios

La Junta de Propietarios es el órgano decisorio de la comunidad. Las decisiones que se toman en estas reuniones por parte de los propietarios son ejecutadas por el administrador de fincas. Estas decisiones pueden incluir desde la aprobación de obras de mejora hasta la modificación de servicios contratados.

El administrador vela por la implementación efectiva de todos los acuerdos, asegurando que se cumplan en tiempo y forma, y manteniendo informados a los propietarios sobre el estado de ejecución de los mismos.

Otras funciones específicas

Importantes también, como custodiar toda la documentación de la comunidad. Hablamos de actas de reuniones, contratos, facturas y cualquier otro documento relevante para la gestión de la propiedad.

Esta documentación debe estar bien organizada y disponible para los propietarios que deseen consultarla. Muchas de las quejas a administradores que recibimos en Abogados Comunidades tiene que ver con la opacidad con la documentación que a veces muestran, no facilitando el acceso a la misma a los propietarios.

Actuar como secretario de la Junta de Propietarios

En su rol de secretario, el administrador comunidades de vecinos redacta las actas de las Juntas, donde se recogen los acuerdos y decisiones tomadas durante las reuniones. Asimismo, se encarga de convocar las juntas tanto ordinarias como extraordinarias.

El administrador también es responsable de certificar que las convocatorias se realicen conforme a la legalidad y asegurarse de que todos los puntos del orden del día sean tratados adecuadamente.

Elección del administrador en una comunidad

El proceso de selección del administrador de fincas en una comunidad de propietarios ha de seguir la lógica de cualquier otro servicio de peso que se quiera contratar. Ya seamos una finca, una institución o una empresa. Investigación, comparación y elección final.

En el caso de una comunidad, todo se llevará a cabo en una Junta de Propietarios. Se convoca y una vez reunidos los presentes, se delibera sobre las diferentes propuestas de administradores que se hayan recibido. Después, se elige tras votación quién será el nuevo administrador comunidades de

La votación se realiza siguiendo las estipulaciones de la Ley de Propiedad Horizontal, y el acuerdo debe ser documentado en el acta de la reunión.

Criterios de elección

  • Verificación de la colegiación y formación: Confirmar que el administrador está colegiado y tiene la formación necesaria garantiza que cumple con los estándares legales y profesionales requeridos.
  • Evaluación de la experiencia en comunidades similares: Tratar de seleccionar un administrador que tenga experiencia gestionando comunidades de tamaño y características similares a la nuestra, ya que esto asegura un manejo más eficiente y personalizado.
  • Revisar referencias y recomendaciones: Las opiniones y referencias de otros clientes pueden proporcionar una visión clara sobre la reputación y eficacia del administrador o despacho de administradores.
  • Analizar el presupuesto y servicios ofrecidos: Que el administrador ofrezca un presupuesto detallado y transparente, que incluya todos los servicios que proporcionará, ayudará a transmitir transparencia y evitará sorpresas en el futuro.
  • Importancia del contacto directo y la comunicación: Un buen administrador debe ser accesible y mantener una comunicación fluida y constante con los propietarios, ya que una buena relación interpersonal facilita la resolución de problemas y la gestión diaria.

Duración del mandato

El mandato del administrador de fincas está generalmente estipulado en los estatutos de la comunidad o en el acuerdo adoptado por la Junta de Propietarios. Normalmente, la duración del mandato suele ser de un año, aunque puede renovarse automáticamente si la comunidad queda satisfecha con su gestión y no hay decisión de cambio.

Como todo servicio, hay que revisar periódicamente su rendimiento. En este caso, el desempeño del administrador. Luego, será la Junta (es decir, los propietarios) quien decida si se continúa la relación comercial y de gestión o no. La posibilidad de rescisión del contrato también debe contemplarse en los términos acordados inicialmente, para asegurar que la comunidad mantenga el control sobre la gestión de sus bienes y servicios.

Consejos para elegir un buen administrador comunidades de vecinos

Vamos con esos 5 consejos que creemos os ayudarán a seleccionar con acierto vuestro administrador de comunidades de vecinos:

  1. Verificar la colegiación y formación

Un administrador comunidades de vecinos colegiado tiene formación específica en la gestión de fincas y está regulado por un colegio profesional. Sin duda, esto es una garantía en cuanto a los estándares de calidad y profesionalidad que esperamos. Comprobar siempre que cuenta con la formación necesaria para desempeñar sus funciones de manera óptima.

La colegiación también proporciona una garantía adicional de que el administrador sigue un código de ética profesional, lo cual puede brindar tranquilidad a los propietarios.

  1. Evaluar la experiencia en comunidades similares

La experiencia gestionando grandes comunidades es un plus imprescindible. No quiere decir que un perfil más joven o inexperto no vaya a ejecutar bien su trabajo, pero dependiendo del volumen de nuestra comunidad, la experiencia es un aspecto muy a valorar.

Lo decimos porque un administrador comunidades de vecinos con experiencia en entornos similares entenderá mejor los desafíos y necesidades específicas que exigirá el conjunto de inmuebles y sus habitantes.

Al evaluar candidatos, investigar en cuántas y qué tipo de comunidades ha trabajado previamente. Este aspecto nos revelará parte de esa información que os decimos que es positivo conocer.

  1. Revisar referencias y recomendaciones

Las referencias y recomendaciones de otros propietarios o miembros de otras comunidades siempre son de gran ayuda en este proceso de elección. Os recomendamos, como en cualquier otro servicio particular o grupal, solicitar opiniones y comentarios sobre su desempeño en las comunidades donde ha trabajado previamente. Buscar testimonios de confianza, que realmente conozcan su trabajo, así tendremos más argumentos de peso para la decisión final.

  1. Analizar el presupuesto y servicios ofrecidos

Llega el momento del presupuesto 😬. Analizarlo bien y tener en cuenta los servicios que ofrece el administrador. Comparar diferentes propuestas y evaluar cuál ofrece la mejor relación calidad-precio.

Debemos asegurarnos de que el presupuesto incluya todos los servicios necesarios para el mantenimiento y gestión de la comunidad, evitando sorpresas desagradables. Revisar detalladamente los contratos y verifica que se ajuste a las necesidades específicas de la comunidad.

  1. Importancia del contacto directo y la comunicación

La comunicación efectiva entre el administrador y los propietarios ha de ser constante y fluida. Sin impedimentos técnicos o administrativos. En el día a día de una comunidad, tener al administrador accesible es un deber, y éste ha de mostrar siempre una actitud proactiva para resolver cualquier problema que pueda surgir.

La capacidad del administrador comunidades de vecinos para mantener una comunicación clara y efectiva contribuirá, seguro, al buen ambiente en la comunidad. Debemos valorar si el candidato/a tiene buenas habilidades interpersonales y un enfoque cercano y directo con los propietarios.

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Gestión de quejas y denuncias contra el administrador de la comunidad

Hemos ido hablando en el artículo del a figura del administrador de comunidades de vecinos en general, sus funciones, lo que aporta, etc. Pero una parte también visible es la no tan buena. Es decir, los problemas que a veces surgen entre comunidad y administrador.

En las Juntas ordinarias es cuando se puede evaluar cara a cara el desempeño de la figura del administrador. Fuera de las Juntas, existe un modelo de queja para interponer una denuncia si se diera la situación.

Modelo de queja contra un administrador de fincas

En este documento hay incluir la identificación del reclamante, una descripción detallada de los hechos, y la documentación pertinente que respalde la denuncia. El modelo debe entregarse al presidente de la comunidad o a la Junta de Propietarios para su evaluación.

Causas comunes para denunciar a un administrador

Principales que solemos ver en Abogados Comunidades:

Mala gestión de los fondos de la comunidad

Una de las razones principales para denunciar a un administrador es la mala gestión de los fondos de la comunidad. Esto puede incluir situaciones como la falta de transparencia en las cuentas, el uso indebido de los fondos, o la inexistencia de informes financieros claros y detallados.

Incumplimiento de las funciones establecidas

Otra causa común para la denuncia es el incumplimiento de las funciones establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal. Esto puede abarcar la ineficiencia en el mantenimiento del inmueble, la no ejecución de acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios, o la falta de custodia adecuada de la documentación de la comunidad.

Procedimiento para interponer una denuncia

El procedimiento para interponer una denuncia contra un administrador de fincas debe seguir una secuencia ordenada y precisa para garantizar su efectividad. Los pasos a seguir son los siguientes:

  • Reunir la documentación necesaria: Antes de presentar la denuncia, es importante recolectar toda la documentación que respalde los hechos denunciados. Esto incluye extractos bancarios, actas de reuniones, y cualquier otra evidencia relevante.
  • Redactar la queja formal: Utilizando el modelo adecuado, la queja debe especificar de manera clara y concisa los hechos sucedidos, los derechos vulnerados y las pruebas que sustentan la acusación.
  • Presentar la queja a la Junta de Propietarios: La queja formal debe presentarse al presidente de la comunidad o directamente a la Junta de Propietarios en una reunión convocada para tal efecto.
  • Evaluación de la Junta: La Junta de Propietarios evaluará la queja interpuesta y decidirá las acciones a tomar. En algunos casos, puede contratarse una auditoría externa para esclarecer los hechos.
  • Seguimiento y resolución: Una vez aceptada la denuncia, se establecerán los plazos y mecanismos para resolver la situación, que puede incluir desde sanciones al administrador hasta su sustitución.

Conclusiones

La figura del administrador comunidades de vecinos en el día a día administrativo y de gestión en una finca ayuda enormemente a los propietarios a tener todos los asuntos importantes controlados (mejor o peor), para así centrarse en vivir con normalidad y tranquilidad. No siempre ocurre porque las circunstancias de cada finca son únicas, pero la figura de un buen administrador es absolutamente positiva.

En Abogados Comunidades representamos jurídica y legalmente a propietarios y administradores en sus relaciones recíprocas. Dudas o consultas, estamos a vuestra disposición.

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